Vrijstelling doorstorting bedrijfsvoorheffing ploegenarbeid: duidelijkheid over akkoord klant-gebruiker
Uitzendkantoren mogen sinds 1 oktober 2022 de vrijstellingen voor ploegen- of nachtarbeid, volcontinu arbeid, systeemvaart en ploegenarbeid bij werken in onroerende staat enkel toepassen op de lonen van uitzendkrachten indien de klant-gebruiker hiervoor expliciet akkoord heeft gegeven. Een recent gepubliceerd koninklijk besluit bepaalt aan welke voorwaarden het akkoord tussen het uitzendkantoor en de klant-gebruiker moet voldoen. Dit geldt voor de vanaf 1 januari 2025 toegekende of betaalde bezoldigingen.
Sluiten van een akkoord
Een goed uitgewerkt contractueel kader tussen het uitzendkantoor en de klant-gebruiker is een garantie voor het uitzendkantoor dat daadwerkelijk aan alle toepassingsvoorwaarden van de vrijstelling is voldaan, met inbegrip van de toepassingsvoorwaarden waarover het uitzendkantoor geen rechtstreekse controle heeft.
Daarom moet het uitzendkantoor en de klant-gebruiker op schriftelijke wijze een overeenkomst sluiten of bepalingen opnemen in hun commerciële overeenkomst waarin het procedureel kader wordt vastgelegd op welke wijze de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing wordt toegepast en op welke wijze het bewijs wordt geleverd dat aan alle toepassingsvoorwaarden van deze vrijstelling is voldaan.
Minimale bepalingen van het akkoord
Verklaring klant-gebruiker
Beide partijen moeten overeenkomen dat het uitzendkantoor de gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing enkel kan toepassen op prestaties waarvoor de gebruiker, na de uitvoering van de prestatie, ondubbelzinnig heeft verklaard dat de uitzendkracht die prestaties daadwerkelijk presteerde in:
- een systeem van ploegenarbeid (bis); of
- een systeem van volcontinu ploegenarbeid (bis); of
- een systeem van nachtarbeid; of
- een regime van systeemvaart; of
- ploegverband werken in onroerende staat op locatie.
Bovendien moet de klant-gebruiker bevestigen dat zij het bewijs kunnen leveren dat aan de toepassingsvoorwaarden voor de vrijstelling is voldaan.
Het akkoord moet de manier vastleggen waarop het uitzendkantoor schriftelijk en ondubbelzinnig aan de fiscale administratie het bestaan en het tijdstip kan aantonen van de verklaring die opgesteld werd door de klant-gebruiker.
De wetgeving bepaalt niet op welke wijze het bewijs moet geleverd worden waaruit blijkt dat de klant-gebruiker van mening is dat hij voldoet aan de voorwaarden van de respectievelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing.
Zo kunnen partijen overeenkomen dat prestaties die beantwoorden aan de voorwaarden van ploegenarbeid afzonderlijk op de (onbetwiste) factuur worden geïdentificeerd. De prestaties kunnen op een door de klant-gebruiker verzonden prestatieblad opgenomen worden.
De verklaring van de klant-gebruiker kan ook impliciet volgen uit het in de overeenkomst opgenomen proces. In dat geval dient wel duidelijk de termijn waarbinnen en de wijze waarop de klant-gebruiker deze impliciete verklaring kan betwisten, vermeld te worden alsmede het feit dat de impliciete aanvaarding tot gevolg heeft dat de klant-gebruiker het bewijs moet kunnen leveren dat aan de toepassingsvoorwaarden van de vrijstelling wordt voldaan.
Het proces moet steeds resulteren in een schriftelijk document waaruit de datum blijkt waarop de klant-gebruiker na de uitvoering van de prestaties heeft verklaard dat aan de toepassingsvoorwaarden werd voldaan. Deze datum is van belang omdat deze verklaring eerst moet bestaan alvorens deze als basis kan dienen voor de aanvraag van de vrijstelling.
Bijzondere bepaling bij toepassing gedeeltelijke vrijstelling ploegenarbeid bis of volcontinu-arbeid bis
Indien de uitzendkracht werd tewerkgesteld in een systeem van ploegenarbeid bis of volcontinu-arbeid bis, kan het uitzendkantoor de gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing ploegenarbeid bis of volcontinu-arbeid bis enkel toepassen indien de verklaring het percentage bevat van de afwijking op de omvang van het werk dat voor de onderneming die de uitzendkracht tewerkstelt van toepassing is voor de maand waarin de prestaties door de uitzendkracht werden geleverd.
Medewerkingsverplichting
In de schriftelijke overeenkomst garandeert de klant-gebruiker aan het uitzendkantoor de medewerking voor het leveren van bewijs, in het bijzonder in het geval dat de fiscale administratie aan het uitzendkantoor vraagt het bewijs te leveren dat de uitzendkracht daadwerkelijk werd tewerkgesteld zoals meegedeeld door de klant-gebruiker.
Aansprakelijkheidsclausule
Tenslotte legt men in de overeenkomst de aansprakelijkheid vast van de klant-gebruiker ten opzichte van het uitzendkantoor voor de schade die wordt geleden door het uitzendkantoor in het geval de eerstgenoemde onderneming heeft verklaard dat de uitzendkracht werd tewerkgesteld in één van de systemen van ploegenarbeid, maar het bewijs ervan niet levert.
Sanctie
Indien de administratie vaststelt dat de bepalingen van het procedurele kader die in de overeenkomst zijn opgenomen, niet daadwerkelijk worden toegepast, wordt het akkoord als onbestaande beschouwd.
Impact voor het uitzendkantoor/klant-gebruiker?
Zowel het uitzendkantoor als de klant-gebruiker moeten zich voorbereiden op de wijzigingen die door het koninklijk besluit zijn ingevoerd met betrekking tot het akkoord. Deze wijzigingen zijn van toepassing op de bezoldigingen van uitzendkrachten die vanaf 1 januari 2025 worden toegekend of uitbetaald.
Uitzendkantoren die één van de hierboven vermelde gedeeltelijke vrijstellingen van doorstorting van bedrijfsvoorheffing willen toepassen, dienen hiervoor een schriftelijk akkoord te sluiten met de klant-gebruiker. Dit akkoord moet voldoen aan de minimale wettelijke vereisten. De klant-gebruiker is verplicht te controleren en te documenteren dat aan alle voorwaarden voor de vrijstelling is voldaan.
Beide partijen dienen samen een duidelijke en passende procedure te ontwikkelen om dit proces correct te laten verlopen.
Bron:
- Koninklijk besluit van 16 september 2024 tot vastlegging van de wijze waarop de ondernemingen die erkend zijn voor uitzendarbeid het akkoord moeten aantonen voor de toepassing van de in artikel 2755 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 bedoelde vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing en tot correctie van artikel 952 van het KB/WIB 92, BS 23 september 2024.
Dit bericht delen: