De grensarbeidersregeling is van toepassing op werknemers die wonen in de Franse grensstreek en werken in de Belgische grensstreek. Aangezien er sinds 1 januari 2012 geen nieuwe grensarbeiders meer kunnen bijkomen, gaat het om een uitdovend statuut.

Het formulier grensarbeid dat vervolledigd moet worden is verschillend naargelang men te maken heeft met een klassieke grensarbeidersregeling (formulier 276) of een seizoensgrensarbeidersregeling (formulier 276 S).

Vervolledigen van de formulieren

De volgende stappen moeten nageleefd worden bij het vervolledigen van de formulieren:

Deel I - Verklaring van de werknemer

De grensarbeider moet het formulier 276 invullen en ondertekenen in tweevoud en dit vóór de betaling van het eerste loon in 2017. De twee exemplaren worden overgemaakt aan de werkgever.

Deel II - Verklaring van de werkgever

De werkgever vult Deel II van het formulier 276 in en bezorgt de twee exemplaren terug aan de grensarbeider.

Deel III - Bevestiging van de Franse belastingadministratie

De grensarbeider bezorgt de twee exemplaren aan de bevoegde belastinginspecteur in Frankrijk. Deze inspecteur vult Deel III van het formulier 276 in. Hij behoudt één exemplaar en bezorgt het andere exemplaar terug aan de grensarbeider.

De grensarbeider maakt het ingevulde formulier 276, samen met een kopie van de documenten die bewijzen dat hij daadwerkelijk woont in de Franse grensstreek (bv. rekeningen van gas, elektriciteit en water), over aan de werkgever.

Pas na ontvangst van deze documenten kan de werkgever overgaan tot het niet-inhouden van bedrijfsvoorheffing op het loon van de grensarbeider.

Deel IV - Eindverklaring van de werknemer

Op het einde van het jaar waarop het formulier 276 betrekking heeft, moet de werkgever de grensarbeider Deel IV laten invullen en ondertekenen. Het vervolledigde exemplaar moet vervolgens door de werkgever overgemaakt worden aan het bevoegde documentatiecentrum – Bedrijfsvoorheffing uiterlijk op 31 maart van het betrokken jaar (zie hierna).

Concreet: De werkgever moet twee administratieve verplichtingen vervullen, enerzijds met betrekking tot de grensarbeidersregeling voor 2016 en anderzijds voor de grensarbeidersregeling in 2017.

Grensarbeid in 2017: Voor de betaling van het eerste loon in 2017 moet de werknemer Deel I invullen van het formulier. Nadat de werkgever Deel II van het formulier heeft ingevuld, moet de grensarbeider dit bezorgen aan de Franse belastingadministratie. Vervolgens moet er één exemplaar terugbezorgd worden aan de werkgever.

Grensarbeid in 2016: In december 2016 moest de grensarbeider Deel IV van het formulier dat vervolledigd werd begin 2016, invullen en ondertekenen. De werkgever moet deze verklaring, samen met andere documenten (zie hierna), overmaken aan het documentatiecentrum vóór 31 maart 2017.

Opsturen van de formulieren naar het documentatiecentrum ten laatste op 31 maart 2017

Nadat de grensarbeider Deel IV van het formulier heeft vervolledigd op het einde van het jaar waarop de grensarbeidersregeling betrekking heeft, moet de werkgever dit exemplaar ten laatste op 31 maart 2017 bezorgen aan het bevoegde Documentatiecentrum - Bedrijfsvoorheffing.

De volgende bijlagen moeten toegevoegd worden:

• de bewijsstukken van de daadwerkelijke woonst van de grensarbeider in de Franse grensstreek;
• een verklaring van de werkgever die uitdrukkelijk bevestigt dat de werknemer zijn werkzaamheid niet buiten de Belgische grensstreek heeft uitgeoefend gedurende meer dan 30 dagen tijdens het beschouwde jaar;
• een lijst van de specifieke dagen waarop de werknemer in de loop van het betrokken jaar de Belgische grensstreek heeft verlaten bij de uitoefening van de werkzaamheden.

Andere verplichtingen te vervullen door de werkgever m.b.t. de grensarbeidersregeling

De werkgever moet ook nog de volgende formaliteiten vervullen:

• een lijst bijhouden van de werknemers voor wie de grensarbeidersregeling voor de eerste keer werd toegepast door de werkgever tijdens het betrokken jaar. Deze lijst moet overgemaakt worden aan de Belgische Administratie vóór 31 maart 2017;
• een telling bijhouden van al de dagen waarop de grensarbeider de grensstreek verlaat, met vermelding van de reden waarom dit gebeurde;
• op de individuele fiche 281.10 het aantal dagen vermelden waarop de grensarbeider de Belgische grensstreek heeft verlaten.