Een studentenjob tijdens de vakantie? Wat moet je doen?
Elk jaar wanneer de zomervakantie voor de deur staat, rijst de vraag onder welke voorwaarden studenten kunnen worden aangeworven.
We maken van deze gelegenheid gebruik om de regels voor de aanwerving van een student nog eens te overlopen.
Hoe lang mogen studenten werken?
In 2025 mogen studenten maximaal 650 arbeidsuren per jaar werken. Op het loon voor die 650 arbeidsuren worden geen gewone socialezekerheidsbijdragen ingehouden, enkel een solidariteitsbijdrage. De teller wordt elk jaar op nul gezet.
Dat contingent wordt bijgehouden via een teller die wordt aangevuld op basis van de specifieke Dimona-aangiften voor studenten (STU) die je bij de aanwerving van een student moet indienen (zie hieronder), en op basis van de driemaandelijkse RSZ-aangiften van tewerkstelling (DmfA).
De Dimona STU-aangifte moet onder meer het aantal uren tewerkstelling per kwartaal vermelden waarin de studentenovereenkomst voorziet.
Telkens als een werkgever een Dimona STU-aangifte verricht, worden de geplande arbeidsuren afgetrokken van het contingent van 650 uur van de betrokken student.
De student kan die teller raadplegen via de online applicatie ‘student@work’, die beschikbaar is op de website https://www.studentatwork.be of via de onlinedienst ‘Burgergegevens raadplegen’.
In de praktijk kan de student daarop inloggen met zijn elektronische identiteitskaart of een burgertoken.
Aan de hand van de applicatie kan hij het resterend aantal dagen van het contingent van 650 uren raadplegen, de gewerkte periodes bij een of meerdere werkgevers bekijken en het saldo van de arbeidsuren nakijken.
Jij, als werkgever, kan ook geïnformeerd worden over het aantal nog beschikbare uren in het contingent van 650 uren.
Via de applicatie kan de student immers een attest voor een potentiële werkgever opvragen dat het resterende aantal uren van zijn contingent van 650 uren op een bepaalde datum vermeldt. Op dat attest staat ook een code (die 3 maanden geldig is) waarmee je kan inloggen op de teller van de student om het aantal resterende uren op het moment van de raadpleging te kennen.
We raden je ten stelligste aan om dat attest aan je student te vragen vóór de ondertekening van de overeenkomst. Zo ben je perfect op de hoogte van de stand van zaken bij de aanwerving.
Belangrijk!
Een RSZ-aangifte met toepassing van de solidariteitsbijdrage is alleen mogelijk als de aangeworven persoon effectief een student is.
Je kan de hoedanigheid van student op verschillende manieren controleren maar een verklaring op eer van de student of een (kopie van een) studentenkaart zal niet als voldoende bewijs worden aanvaard.
Een (kopie van een) bewijs/attest van inschrijving aan een (hoge)school of universiteit voor het lopende school- of studiejaar daarentegen wordt wel aanvaard. Dat bewijs van tewerkstelling als student moet niet spontaan aan de RSZ worden voorgelegd, maar bij een discussie moet je kunnen aantonen dat de werknemer wel degelijk een student is.
Welke overeenkomst?
Studenten vallen onder de arbeidsovereenkomst voor studenten. Die overeenkomst moet schriftelijk worden opgesteld voor elke jongere afzonderlijk, uiterlijk op het ogenblik waarop de student in dienst treedt.
De arbeidsovereenkomst voor studenten is een overeenkomst voor bepaalde tijd. Ze kan worden gesloten voor een maximale duur van 12 maanden.
De arbeidsovereenkomst moet een aantal verplichte vermeldingen bevatten en in 2 exemplaren worden opgesteld (1 voor de student, 1 voor jou).
Opgelet!
- De 3 eerste arbeidsdagen worden als proefperiode beschouwd en de voorwaarden en bepalingen in verband met dat proefbeding moeten in de overeenkomst zijn opgenomen.
- Opeenvolgende proefperiodes zijn verboden wanneer een student via opeenvolgende studentenovereenkomsten dezelfde functie uitoefent.
- De arbeidsovereenkomst voor studenten is een sociaal document. Daarom moet ze gedurende 5 jaar vanaf de dag die volgt op de beëindiging van de uitvoering van de overeenkomst, bewaard worden op de plaats waar de student werkzaam is.
Welke formaliteiten moeten worden vervuld?
Aangezien de student een regelmatige werknemer is, moet hem een exemplaar worden overhandigd van het arbeidsreglement dat in de onderneming van toepassing is. Bij de overhandiging ervan moet je de student een bericht van ontvangst laten ondertekenen.
Dimona-aangifte
Na het sluiten van de studentenovereenkomst en uiterlijk op het ogenblik waarop de student prestaties begint te leveren, ben je verplicht een Dimona-aangifte in te dienen. Die aangifte moet, naast de gewone informatie (datum van indiensttreding, diverse informatie m.b.t. het inschrijvingsnummer van de werkgever bij de RSZ, het identificatienummer van de werknemer bij de sociale zekerheid (INSZ), het nummer van de sociale identiteitskaart (SIS) en het nummer van het paritair comité waaronder de werknemer ressorteert), de volgende gegevens vermelden:
- het feit dat het om een student gaat;
- het adres van de plaats waar de overeenkomst wordt uitgevoerd als dat adres verschilt van het adres waarop je bij de RSZ bent ingeschreven;
- de einddatum van de uitvoering van de overeenkomst. Na afloop van de arbeidsrelatie moet je dus in principe geen aangifte van uitdiensttreding indienen;
- het aantal uren tewerkstelling per kwartaal waarin de arbeidsovereenkomst voor studenten voorziet.
Een arbeidsongevallenverzekering sluiten
De wetgeving over arbeidsongevallen geldt zowel voor jou als voor de studenten die je in dienst hebt, met inbegrip van de studenten van wie de activiteit niet moet worden aangegeven bij de RSZ.
Als je studenten in dienst hebt, moet je voor hen dus een arbeidsongevallenverzekering sluiten die de volledige duur van hun tewerkstelling dekt.
Geneeskundige onderzoeken
Sommige studenten moeten, voordat ze in dienst treden, bij de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer langsgaan voor een gezondheidsbeoordeling.
Het betreft studenten die:
- bij de aanvang van hun tewerkstelling nog geen 18 jaar oud zijn;
- nachtarbeid verrichten;
- of werkzaamheden uitvoeren die een specifiek risico voor hun gezondheid inhouden.
Wijzigingen op til
De regering voert momenteel besprekingen over de minimumleeftijd waarop een arbeidsovereenkomst voor studenten kan worden gesloten. Bedoeling is die leeftijd op 15 jaar vast te stellen. We houden jullie op de hoogte van de evolutie van die besprekingen.
Je wil een arbeidsovereenkomst voor studenten opstellen en je kan daarbij wat hulp gebruiken? Aarzel niet om contact op te nemen via juridische-dienst@easypay-group.com.
Dit bericht delen: