Duidelijkheid troef m.b.t. fiscale behandeling kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk!
Ten gevolge van de coronaperikelen heeft menig werkgever zijn toevlucht genomen tot volledig of gedeeltelijk thuiswerk. Eén van de vragen die geregeld de kop opsteekt, betreft het al dan niet verplicht karakter van het toekennen van een kostenvergoeding aan de thuiswerkers, alsook de fiscale behandeling van de toegekende kostenvergoeding. Op deze tweede vraag gaan we hieronder uitgebreid in.
Wanneer is er sprake van een niet-belastbare terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever?
Een kostenvergoeding die toegekend wordt aan thuiswerkende werknemers, wordt beschouwd als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever indien de werkgever het dubbele bewijs levert dat:
- De vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
- De vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.
Hoeveel bedraagt de thuiswerkvergoeding?
De omvang van de kostenvergoeding kan forfaitair vastgesteld worden. Het toegekende bedrag moet bepaald worden overeenkomstig ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.
Onder welke voorwaarden kan een forfaitaire thuiswerkvergoeding belastingvrij toegekend worden?
Een thuiswerkvergoeding kan belastingvrij toegekend worden aan de thuiswerkers indien de hieronder vermelde voorwaarden vervuld zijn:
- Vanaf april 2020: max. 129,48 EUR (maart 2020: 126,94 EUR) per maand toekennen als thuiswerkvergoeding. Dit bedrag moet niet geprorateerd worden bij een deeltijdse tewerkstelling.
- Effectief regelmatig en structureel aan thuiswerk doen. De werknemer moet minstens 5 werkdagen per maand thuiswerken. Dit bedrag kan ook toegekend worden aan deeltijdse werknemers.
- De toegekende forfaitaire vergoeding moet de bureaukosten dekken van de werknemer. Hieronder worden onder meer de kosten begrepen die gerelateerd zijn aan de inrichting en gebruik van een bureau, printer- en computermateriaal.
- Geen onderscheid maken tussen verschillende functiecategorieën. U moet bijgevolg aan alle werknemers die regelmatig en structureel thuiswerk doen hetzelfde bedrag toekennen.
- Forfaitaire thuiswerkvergoeding mag niet gecombineerd worden met eventuele andere vergoedingen voor bureaukosten die de werknemer reeds zou ontvangen.
Bovendien moeten de volgende modaliteiten ook nageleefd worden:
- De thuiswerkers die een forfaitaire thuiswerkvergoeding ontvangen en die ervoor opteren om hun werkelijke beroepskosten te bewijzen in hun aangifte in de personenbelasting, moeten deze forfaitaire vergoeding in mindering brengen van hun bewezen beroepskosten en dit in de mate dat deze vergoedingen op hun bewezen beroepskosten betrekking hebben.
- Om de mogelijkheid van dubbele aftrek van eenzelfde uitgave te vermijden, mogen de op basis van een forfaitair bedrag toegekende kosten eigen aan de werkgever niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever.
- De werkgever moet nominatieve lijsten ter beschikking houden met de werknemers die voor een bepaald aanslagjaar toepassing krijgen van de in deze circulaire bedoelde forfaitaire thuiswerkvergoeding.
- De forfaitaire thuiswerkvergoeding die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wordt betaald, moet worden verantwoord door individuele fiches. Op de fiche 281.10, naast rubriek b) van vak 26 'diverse inlichtingen', moet de vermelding 'JA – ernstige normen' worden ingevuld aangezien deze forfaitaire kostenvergoeding is vastgesteld op basis van ernstige normen.
- De vergoedingen die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden betaald aan werknemers die een 'salary split' hebben, moeten worden verminderd in verhouding tot de door deze werknemers in België uitgeoefende werkzaamheid.
- Het bedrag van de forfaitaire thuiswerkvergoeding mag ook worden uitbetaald tijdens het normale vakantieverlof, maar moet evenredig worden verminderd in geval van lange afwezigheid wegens andere redenen dan het jaarlijks vakantieverlof.
Moet er nog een ruling afgesloten worden?
Neen, niet indien u de hierboven vermelde voorwaarden naleeft.
Indien u daarentegen:
- Bovenop de forfaitaire thuiswerkvergoeding forfaitaire terugbetalingen van andere kosten eigen aan de werkgever dan voormelde bureaukosten wil toekennen,
- Of forfaitaire terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever voor bureaukosten die niet voldoen aan de hierboven vermelde voorwaarden wil toekennen,
- Of daarenboven bepaalde bestanddelen die gedekt worden door deze vergoeding voor bureaukosten, zoals bijvoorbeeld een bureaustoel, ter beschikking wil stellen,
kan u alsnog een aanvraag tot voorafgaande beslissing bij de Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken indienen.
Bron:
Dit bericht delen: