Op de website van Werk en Sociale Economie is een toelichting verschenen over de werkwijze waarop de aanwervingsincentive voor langdurig werkzoekenden moet aangevraagd worden.

Hieruit blijkt dat de aanvraag in 2017 gefaseerd zal worden ingevoerd.

"Fase 1 (maart – medio april 2017)

De maatregel treedt in werking op 1 maart 2017, met terugwerkende kracht voor alle aanwervingen vanaf 1 januari 2017.
Men kan in deze fase nog geen aanvraag doen. De online-toepassing wordt ‘gebouwd’, maar is nog niet actief.
Er is een webformulier waarop men diens email-adres kan achterlaten, zodat WSE hen kan contacteren van zodra de online toepassing actief is en men een aanvraag kan doen (voorzien medio april).

Fase 2 (medio april 2017 – juni 2017)

De online toepassing is actief vanaf medio april 2017 en de incentive kan aangevraagd worden, maar er is nog geen automatische gegevensuitwisseling met de andere overheden (RSZ & VDAB).
Bedoeling is om de goedkeuring en uitbetaling op termijn zoveel als mogelijk automatisch te laten verlopen aan de hand van uitwisseling van gegevens met beschikbare gegevensbanken bij VDAB en RSZ, zodat de aanvrager geen gegevens opnieuw zal moeten ingeven, wanneer deze gegevens reeds bij de overheid (federaal of Vlaams) beschikbaar zijn.

In deze opstartfase (medio april 2017 – juni 2017) zal de werkgever bij de online aanvraag nog extra informatie moeten toevoegen (‘uploaden’ bij de online aanvraag, zoals een kopij van de arbeidsovereenkomst). Daarnaast zal de werkgever een aantal verklaringen op eer dienen af te leggen, die in een latere fase zullen geverifieerd worden (werknemer 2 jaar ingeschreven als niet werkend werkzoekend, de tewerkstellingsbreuk, geen onderneming in moeilijkheden, geen cumul met maatwerk (idem beschutte en sociale werkplaatsen), vergoeding i.k.v. lokale diensteneconomie of loonincentive i.k.v. invoegbedrijven), die in een latere fase kunnen gecontroleerd worden.
De online toepassing wordt verder gebouwd, zodat dossiers vanaf juli kunnen behandeld en goedgekeurd worden.
Tijdens de opstartperiode zal de aanvraagtermijn van 3 maanden ook verlengd worden, zodat alle aanvragen in de opstartfase tijdig kunnen gebeuren.

Fase 3 (juli – augustus)

Vanaf begin juli zullen de voorheen ingediende aanvragen kunnen behandeld worden en zullen de aanvragers een goedkeuring (of weigering) bekomen. Nieuwe aanvragen zullen kunnen ingediend, behandeld en goedgekeurd worden binnen de wettelijk voorziene termijn van 1 maand.

Op dat ogenblik zal de werkgever nog maar een beperkt aantal gegevens dienen in te vullen (ondernemingsnummer werkgever, R.R. nr. werknemer) en zullen de gegevens gecontroleerd en aangevuld worden op basis van gegevensuitwisseling met externe gegevensbronnen (in de eerste plaats RSZ en VDAB).

In deze fase gebeuren er nog geen betalingen, de online toepassing wordt verder gebouwd om deze betalingen te kunnen uitvoeren.

Fase 4 (vanaf september 2017)

Vanaf 1 september 2017 is de online toepassing volledig operationeel en kunnen ook alle dossier behandeld, goedgekeurd en betaald worden (zowel de voorheen ingediende als de nieuwe aanvragen) op basis van de uitwisseling met externe gegevensbronnen (in de eerste plaats RSZ en VDAB).

Samengevat: procedure tijdens de opstartfase (t.e.m. augustus 2017)

In de opstartfase zal er tijdelijk een aangepaste procedure gelden. Vanaf medio april kan de werkgever een (beperkte) online aanvraag doen. De aanvraag zal maar behandeld worden van zodra de nieuwe toepassing operationeel is, vermoedelijk 1 juli 2017. Betalingen zijn voorzien vanaf september 2017.

Toekomst: definitieve procedure (vanaf 1 september 2017)

De incentive wordt online aangevraagd binnen de 3 maanden na indiensttreding.
De aanvrager ontvangt onmiddellijk na de online aanvraag een automatische ontvangstmelding via mail dat het dossier geregistreerd werd.
Is het dossier onvolledig, dan ontvangt de aanvrager via mail een vraag om bijkomende inlichtingen binnen de 14 dagen na de aanvraag. De aanvrager heeft dan 3 maanden de tijd om het dossier te vervolledigen. Als het dossier drie maanden na de indiening van de aanvraag nog niet volledig is, dan vervalt de aanvraag.

Is de beslissing positief, dan worden de tijdstippen van de uitbetaling van de aanwervingsincentive medegedeeld. Is de beslissing negatief, dan worden de motieven voor het niet-toekennen van de incentive medegedeeld.”