Quelles sont les modalités pour l'instauration du télétravail lié au coronavirus ? Une indemnité de frais doit-elle être octroyée ?
Si votre entreprise prévoit déjà du télétravail structurel, le télétravail prédéfini cadre alors parfaitement avec le coronavirus.
Si vous prévoyez du télétravail occasionnel, il est alors préférable de reprendre les éléments suivants dans une annexe au contrat de travail existant :
- Conventions concernant la mise à disposition de certains appareils et d'un support technique ;
- Conventions concernant la joignabilité éventuelle du travailleur. Le travailleur doit-il être totalement joignable par téléphone durant les heures de bureau ou doit-il plutôt être joignable par e-mail ? Les possibilités sont très nombreuses ;
- Octroi ou non d'une indemnité pour les frais exposés dans le cadre du télétravail. Pensez notamment aux frais d'électricité ou d'impression.
L’ONSS a confirmé qu'une indemnité pour frais de bureau de 129,48 EUR par mois, qui couvre le chauffage, l’électricité, le petit matériel de bureau, etc. peut être octroyée sans cotisations de sécurité sociale à tous les travailleurs qui travaillent à la maison.
Si votre travailleur n’a travaillé à son domicile qu'une partie du mois, l’ONSS accepte l’octroi de l'indemnité mensuelle maximale de 129,48 EUR pour frais de bureau.
Ce forfait maximum peut aussi être octroyé s’il s’agit d'une occupation à temps partiel ou lorsque votre travailleur n’effectue qu'une partie de ses prestations à son domicile.
En raison des circonstances exceptionnelles, cette indemnité avantageuse peut être octroyée même à ceux de vos travailleurs pour lesquels vous n’aviez pas conclu formellement de convention de télétravail.
Vous trouverez plus d'informations à ce sujet sur le site web :
En plus de cette indemnité pour frais de bureau, vous pouvez rembourser les frais suivants :
- Utilisation de son propre PC – un forfait de maximum 20 EUR par mois est accepté ;
- Utilisation de sa propre connexion Internet – un forfait de maximum 20 EUR par mois est accepté.
Si votre travailleur doit effectuer d’autres dépenses (utilisation de son propre téléphone, etc.), vous pouvez également les rembourser.
Pour cela, ne perdez pas de vue que le remboursement doit s’effectuer sur la base des coûts réels.
Si, avant les mesures du COVID-19, vous remboursiez les frais de vos télétravailleurs sur base des 10 % de la rémunération brute relative aux prestations à domicile prévues dans la convention de télétravail, vous pouvez continuer à payer cette indemnité suivant le même principe pour le prorata prévu dans la convention de télétravail (par exemple 10 % sur 2/5e de la rémunération mensuelle si 2 jours de télétravail étaient prévus dans la convention).
Une indemnité de 10 % de la rémunération brute totale ne peut donc pas être acceptée.
Vous pouvez aussi opter pour l’octroi d’une indemnité pour frais de bureau d'une valeur de 129,48 EUR au lieu des 10 % du prorata du salaire mensuel, si ce dernier montant est moins important.
Pour pouvoir attribuer une indemnité pour frais de bureau exonérée de PP, il conviendra de demander un ruling auprès du SPF Finances. Vous trouverez plus d’explications à ce sujet sur le site https://www.ruling.be/nl/nieuws/nieuwe-ontwerpaanvraag-covid-19.
La position du fisc est que cette indemnité de bureau doit être réduite de manière proportionnelle en cas de prestations à temps partiel ou d’absence de longue durée pour des motifs autres que les vacances annuelles.
Si votre travailleur n’est par exemple occupé qu’à 50%, l’indemnité de frais maximale exonérée fiscalement sera de 64,74 EUR.
Ce prorata doit aussi être appliqué si votre travailleur travaille partiellement et est mis partiellement en chômage temporaire.
Il est en outre conseillé de reprendre certaines mesures relatives au télétravail dans une politique spécifique, dans laquelle vous pouvez par exemple stipuler toutes les situations dans lesquelles le télétravail est autorisé, les fonctions qui entrent en ligne de compte pour le télétravail et la façon dont la demande doit être introduite.
Durant la période où le télétravail est imposé par les autorités, transmettre une simple police à vos travailleurs qui sont temporairement et exceptionnellement obligés de travailler depuis leur domicile peut suffire. Dans cette police, indiquez si vous mettez du matériel à disposition, définissez les conventions de joignabilité et le droit à une éventuelle indemnité de frais.
Si, à l’issue de cette période de télétravail obligatoire imposée par le Gouvernement, vous souhaitez prévoir du télétravail occasionnel, il convient alors de conclure une annexe au contrat de travail.
En principe, le télétravailleur occasionnel doit organiser son travail dans le cadre de la durée de travail applicable dans l’entreprise. Il devra donc prester le même nombre d'heures que celui précisé dans son horaire, sans toutefois devoir respecter strictement son horaire.
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