Sur le site web de Werk en Sociale Economie (département Emploi et Économie sociale des autorités flamandes), des explications ont été publiées au sujet de la procédure de demande des incitants pour l’engagement de demandeurs d'emploi de longue durée.

Il en ressort qu’en 2017, la demande sera introduite en plusieurs phases.

« Phase 1 (de mars à mi-avril 2017)

La mesure entre en vigueur au 1er mars 2017, avec effet rétroactif pour tous les engagements à partir du 1er janvier 2017.
Durant cette phase, aucune demande ne peut encore être introduite. L’application en ligne est en effet en cours de développement, mais n’est pas encore active.
Un formulaire web permet aux employeurs de laisser leur adresse e-mail pour que le département WSE puisse les contacter dès que l’application en ligne sera active et qu’une demande pourra être introduite (prévu pour la mi-avril).

Phase 2 (de mi-avril 2017 à juin 2017)

L’application en ligne sera activée à partir de la mi-avril 2017 et les incitants pourront être demandés, mais il n’y aura pas encore d’échange automatique de données avec les autres pouvoirs publics (ONSS et VDAB).
L’objectif à terme est d’automatiser au maximum l’approbation et le paiement grâce à un échange de données avec les banques de données de l’ONSS et du VDAB, afin que le demandeur ne doive pas réintroduire ses données si elles sont déjà disponibles auprès des autorités (fédérales ou flamandes).

Durant cette phase de démarrage (de la mi-avril 2017 à juin 2017), l’employeur devra joindre des informations supplémentaires à la demande en ligne (p. ex. copie du contrat de travail). L’employeur devra en outre effectuer un certain nombre de déclarations sur l’honneur, qui pourront être contrôlées dans une phase ultérieure (travailleur inscrit 2 ans comme demandeur d’emploi inoccupé, fraction d’occupation, pas entreprise en difficulté, pas de cumul avec un travail adapté (idem entreprises de travail adapté et ateliers sociaux), avec une indemnité dans le cadre de l’économie de services locaux ou avec des incitants dans le cadre d’entreprises d’insertion).
L’application en ligne continuera d’être développée pour que les dossiers puissent être traités et approuvés à partir de juillet.
Durant la période de démarrage, le délai de demande sera aussi prolongé de 3 mois pour que toutes les demandes puissent être effectuées dans les temps.

Phase 3 (juillet-août)

À partir de début juillet, les demandes introduites auparavant pourront être traitées et les demandeurs pourront obtenir une approbation ou un refus. Les nouvelles demandes pourront être introduites, traitées et approuvées dans le délai légal prévu d’un mois.
L’employeur ne devra alors plus compléter qu’un nombre limité de données (numéro d’entreprise employeur, NRN travailleur) et les données seront contrôlées et complétées sur base d’un échange de données avec des sources externes (en premier lieu ONSS et VDAB).
Durant cette phase, aucun paiement ne sera encore effectué. L’application en ligne continuera d’être développée pour que les paiements puissent avoir lieu.

Phase 4 (à partir de septembre 2017)

À partir du 1er septembre 2017, l’application en ligne sera totalement opérationnelle et tous les dossiers pourront aussi être traités, approuvés et payés (tant les demandes introduites auparavant que les nouvelles demandes) sur base de l’échange de données avec les sources externes (en premier lieu ONSS et VDAB).

En résumé : procédure pendant la phase de démarrage (jusqu’à août 2017 inclus)

Durant la phase de démarrage, une procédure adaptée sera appliquée temporairement. À partir de la mi-avril, les employeurs pourront introduire une demande (limitée) en ligne. La demande ne sera cependant traitée qu’à partir du moment où la nouvelle application sera opérationnelle, probablement au 1er juillet 2017. Les paiements sont prévus à partir de septembre 2017.

À l’avenir : procédure définitive (à partir du 1er septembre 2017)

Les incitants seront demandés en ligne dans les 3 mois de l’entrée en service.
Immédiatement après sa demande en ligne, le demandeur recevra un accusé de réception automatique par e-mail, prouvant que le dossier a été enregistré.
Si le dossier n’est pas complet, le demandeur recevra, dans les 14 jours, un e-mail l’invitant à fournir des renseignements complémentaires. Le demandeur disposera alors de 3 mois pour compléter le dossier. Si le dossier n’est pas complet 3 mois après l’introduction de la demande, celle-ci sera annulée.

Si la décision est positive, les moments du paiement des incitants à l’embauche seront communiqués. Si la décision est négative, ce seront les motifs du non-octroi des incitants qui seront communiqués. »