Dispense de versement du précompte professionnel pour le travail en équipe : éclaircissements concernant l'accord client-utilisateur
Depuis le 1er octobre 2022, les agences d'intérim peuvent appliquer les dispenses pour le travail en équipe ou de nuit, le travail en continu, la navigation en système et le travail en équipe travaux immobiliers sur les salaires des intérimaires uniquement si le client-utilisateur a marqué explicitement son accord pour ce faire. Un arrêté royal publié récemment précise les conditions que doit respecter l'accord entre l'agence d'intérim et le client-utilisateur. Ces conditions s'appliqueront aux rémunérations payées ou attribuées à partir du 1er janvier 2025.
Conclusion d'un accord
Un cadre contractuel élaboré correctement entre l'agence intérim et le client-utilisateur permet de garantir à l'agence d'intérim que toutes les conditions d'application de la dispense sont effectivement remplies, y compris les conditions d'application sur lesquelles l'agence d'intérim n'a pas de contrôle direct.
Par conséquent, l'agence d'intérim et le client-utilisateur doivent conclure un accord écrit ou inclure des dispositions dans leur accord commercial pour définir le cadre procédural sur la manière dont la dispense de versement du précompte professionnel est appliquée et dont la preuve que toutes les conditions d'application de cette dispense sont remplies est apportée.
Dispositions minimales de l'accord
Déclaration client-utilisateur
Les deux parties doivent convenir que l'agence d'intérim ne peut appliquer la dispense partielle de versement du précompte professionnel qu'aux prestations pour lesquelles l'utilisateur déclare de façon univoque, après l'exécution de la prestation, que l'intérimaire a effectivement fourni ces prestations dans le cadre de l'un des systèmes suivants :
- Système de travail en équipe (bis) ;
- Système de travail en équipe en continu (bis) ;
- Système de travail de nuit ;
- Régime de navigation en système ;
- Travail en équipe pour travaux immobiliers sur place.
En outre, le client-utilisateur doit confirmer qu'il peut apporter la preuve que les conditions d'application de la dispense sont remplies.
L'accord doit préciser la manière dont l'agence d'intérim peut prouver sans équivoque et par écrit à l'administration fiscale l'existence et le moment de la déclaration établie par le client-utilisateur.
La législation ne précise pas de quelle façon il convient d'apporter la preuve que le client-utilisateur considère qu'il remplit les conditions de la dispense concernée de versement du précompte professionnel.
C'est pourquoi il est par exemple envisageable de convenir que les prestations qui répondent aux conditions du travail en équipe soient identifiées distinctement sur la facture (non contestée). Les prestations peuvent être reprises sur une feuille de prestations transmise par le client-utilisateur.
La déclaration du client-utilisateur peut également découler implicitement du processus d'accord convenu. Dans ce cas, il convient toutefois d'indiquer clairement dans quel délai et de quelle manière le client-utilisateur peut contester cette déclaration implicite, et de mentionner que l'acceptation implicite implique que le client-utilisateur doit être en mesure de prouver que les conditions d'application de la dispense sont remplies.
Dans tous les cas, le processus doit aboutir à un document écrit permettant également de déterminer la date à laquelle le client-utilisateur a déclaré postérieurement à l'exécution des prestations que les conditions d'application sont remplies. Cette date est en effet importante car cette déclaration doit préexister pour servir de base à la demande de la dispense.
Disposition spéciale en cas d'application de la dispense partielle pour travail en équipe bis ou travail en continu bis
Si l'intérimaire était employé dans un système de travail en équipe bis ou de travail continu bis, l'agence d'intérim peut seulement appliquer la dispense partielle de versement du précompte professionnel travail en équipe bis ou travail continu bis pour autant que la déclaration comporte également le pourcentage de l'écart de l'ampleur du travail applicable à l'entreprise qui emploie le travailleur intérimaire au cours du mois endéans lequel les prestations ont été effectuées par le travailleur intérimaire.
Obligation de coopération
Dans l'accord écrit, le client-utilisateur garantit à l'agence d'intérim sa collaboration pour la fourniture de la preuve, en particulier au cas où l'administration fiscale demande à l'agence d'intérim de fournir la preuve que l'intérimaire a été effectivement employé comme indiqué par le client-utilisateur.
Clause de responsabilité
Enfin, le contrat établit la responsabilité du client-utilisateur à l'égard de l'agence d'intérim pour le dommage subi par l'agence d'intérim au cas où l'entreprise utilisatrice aurait déclaré à tort que l'intérimaire avait été employé dans l'un des systèmes de travail en équipe, mais n'en fournit pas la preuve.
Sanction
Si l'administration constate que les dispositions du cadre procédural inclues dans le contrat ne sont pas effectivement appliquées, l'accord est considéré comme inexistant.
Impact pour l'agence d'intérim / le client-utilisateur ?
Tant l'agence d'intérim que le client-utilisateur doivent se préparer aux modifications introduites par l'arrêté royal concernant l'accord. Ces changements seront d'application pour les rémunérations des intérimaires payées ou attribuées à partir du 1er janvier 2025.
Les agences d'intérim qui souhaitent appliquer l'une des dispenses partielles de versement du précompte professionnel susmentionnées doivent conclure à cet effet un accord écrit avec le client-utilisateur. Cet accord doit répondre aux exigences légales minimales. Le client-utilisateur est tenu de vérifier et de documenter le fait que toutes les conditions de l'exonération sont remplies.
Les deux parties doivent élaborer conjointement une procédure claire et appropriée pour garantir que ce processus se déroule correctement.
Source(s) :
- Arrêté royal du 16 septembre 2024 fixant la manière dont les entreprises agréées pour le travail intérimaire doivent établir l'accord pour l'application de la dispense de versement de précompte professionnel visée à l'article 2755 du Code des impôts sur les revenus 1992 et corrigeant l'article 952 de l'AR/CIR 92, M.B. 23 septembre 2024.
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