Flash info : Comment se préparer au jour X ?

Comment se préparer au jour X ?

Date : 24/01/2020 Département : Flash

Une fois les communications des jours X-60 et X-35 effectuées, vous pouvez vous préparer au jour X, lequel marque le début de la phase électorale proprement dite. Que pouvez-vous d’ores et déjà faire ?

Grandes lignes des communications

Le jour X, les informations suivantes doivent être connues :

Date et horaire des élections ;
Adresse et dénomination de l’UTE ou des UTE ;
Nombre de mandats par organe ;
Nombre de mandats par catégorie ;
Listes électorales provisoires ;
Liste des membres du personnel de direction ;
Liste des cadres ;
Dates qui découlent de la procédure électorale ;
Personne ou service chargé(e) de l’envoi ou de la remise des convocations électorales ;
Vote électronique ou non.

Contenu concret ?

A. Date et horaire des élections

Le comité et/ou le conseil décide de la date et de l’horaire des élections sociales. La date doit tomber le 90^e jour après l’affichage de l’avis, c.-à-d. entre le 11 et le 24 mai 2020. Si ces organes n’existent pas encore, vous devez prendre vous-même ces décisions.

En principe, vous devez organiser les élections sociales un jour ouvrable.

Moyennant l’accord du comité et/ou du conseil (ou, à défaut, de la délégation syndicale), les élections sociales peuvent être étalées sur plusieurs jours. Le premier jour des élections doit cependant toujours tomber 90 jours après la date de l’affichage (jour X).

S’il n’est pas possible de permettre à tous les travailleurs de participer au scrutin pendant leurs heures de travail, vous devez rembourser les frais de déplacement aux travailleurs qui se rendent au bureau de vote en dehors de leurs heures de travail.

B. Adresse et dénomination des UTE pour lesquelles des conseils et comités doivent être institués

Vous avez déjà communiqué ces informations aux jours X-60 et X-35. Ces informations étaient définitives au plus tard au jour X-5.

C. Nombre de mandats par organe (comité ou conseil)

Le nombre de mandats (c.-à-d. la délégation du personnel) pour le conseil et le comité est déterminé sur base du nombre de travailleurs en service au jour X.

Les éléments suivants seront notamment pris en compte :

Tous les travailleurs de l’entreprise liés par un contrat de travail ou par un contrat d’apprentissage ;
Personnes assimilées à des travailleurs dans le cadre des élections sociales :
1. Personnes occupées dans le cadre d’une formation professionnelle individuelle ;
2. Chercheurs du Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek-Vlaanderen, du Fonds national de la recherche scientifique et des fonds associés.

Chaque travailleur est comptabilisé comme une unité, qu’il travaille à temps plein ou à temps partiel. Les membres du personnel de direction liés par un contrat de travail sont aussi pris en considération.

Sur base de la jurisprudence de la Cour de cassation, il convient de prendre en compte non seulement les travailleurs permanents, mais aussi les intérimaires occupés au jour X (sauf ceux qui remplacent un travailleur permanent dont le contrat de travail est suspendu) pour déterminer les effectifs au jour X.

D. Répartition du nombre de mandats par catégorie

La répartition des mandats se fait sur base du nombre de travailleurs par catégorie de travailleurs en service au jour X. Contrairement au nombre de mandats par organe, la répartition des mandats par catégorie de travailleurs ne tient jamais compte des intérimaires.

E. Listes électorales provisoires

Sur les listes électorales provisoires, il convient de mentionner tant les travailleurs permanents que certains intérimaires. Ces listes sont établies pour chaque UTE pour laquelle un organe (conseil ou comité) doit être institué.

Les listes électorales ne sont que provisoires à ce stade. Des modifications pourront y être apportées ultérieurement si des réserves sont formulées ou si des travailleurs ont quitté l’entreprise.

1) Travailleurs permanents

Vos travailleurs permanents qui satisfont aux conditions d’électorat peuvent participer aux élections des représentants des travailleurs au sein du comité ou du conseil.

À la date des élections (jour Y), pour bénéficier du droit de vote, les travailleurs doivent être occupés depuis au moins trois mois dans l’entité juridique ou dans l’UTE composée de plusieurs entités juridiques.

Les travailleurs liés par un contrat de travail ou d’apprentissage ont le droit de vote. Les personnes assimilées à des travailleurs dans le cadre des élections sociales ont aussi le droit de vote.

Les personnes suivantes n’ont pas le droit de vote :

Membres du personnel de direction (avec ou sans contrat de travail) ;
Personnes en RCC (prépensionnés) pour autant qu'elles n'effectuent plus aucun travail.

Remarque : le conseiller en prévention a bien le droit de vote, pour autant qu’il n’exerce pas une fonction de direction. Il en va de même pour la personne de confiance et pour le médecin du travail (travailleur).

2) Intérimaires

Les intérimaires qui satisfont à la première condition d’ancienneté spécifique doivent aussi être repris sur la liste électorale provisoire.

Les conditions à remplir sont réparties sur deux périodes de référence.

Période de référence 1

La première période de référence débute le « premier jour du sixième mois calendrier précédant la date d’affichage de l’avis annonçant la date des élections et se termine à cette date d’affichage ». En d’autres termes, la période de référence débute, pour toutes les entreprises, au 1^er août 2019 et se termine le jour X dans l’entreprise.

La durée de la première période de référence pourra varier d’une entreprise à l’autre, en fonction de la date des élections sociales dans l’entreprise (= jour Y).

Durant cette période de référence, l’intérimaire doit être occupé dans l’entité juridique de l’utilisateur ou dans l’unité technique d’exploitation de l’utilisateur constituée de plusieurs entités juridiques, depuis au moins 3 mois ininterrompus ou, en cas de périodes d’occupation interrompues, durant au moins 65 jours de travail au total.

Période de référence 2

La deuxième période de référence débute le jour X et se termine le treizième jour précédant les élections (= jour X+77 ou Y-13). Cette période de référence est la même pour toutes les entreprises et compte 78 jours calendrier.

Concept de « jours de travail »

Le concept de « jours de travail » ne couvre pas tous les jours qui pourraient théoriquement être prestés, mais bien les jours durant lesquels l’intérimaire a été mis effectivement à la disposition de l’utilisateur, étant entendu que des suspensions et d’autres assimilations entrent aussi en ligne de compte. Chaque jour sera considéré comme un jour de travail (complet), quel que soit le nombre d’heures prestées. Vous trouverez plus d’informations concernant cette problématique sur le site web du SPF ETCS.

F. Liste des cadres

Aux jours X-60 et X-35, vous avez déjà établi une liste des fonctions des cadres, mais aussi, « à titre indicatif », une liste des personnes qui sont considérées comme des cadres.

Au jour X, le conseil ou, à défaut, vous, avez communiqué aux travailleurs la liste des cadres ou les endroits où cette liste peut être consultée.

Vos travailleurs qui exercent une fonction de cadre et qui figurent sur la liste électorale des jeunes travailleurs, ne seront pas repris sur la liste des cadres.

Seuls les employés renseignés comme tels dans la déclaration transmise à l’Office national de sécurité sociale peuvent figurer sur la liste des cadres. En d’autres mots, les ouvriers ne peuvent pas être repris sur la liste des cadres.

G. Dates découlant du calendrier électoral

Au jour X, vous devez afficher toutes les dates qui joueront un rôle dans la suite de la procédure. Par cet avis, les travailleurs sont mis au courant de la suite du déroulement de la procédure électorale dans l’entreprise.

H. Personne ou service chargé(e) par l’employeur de l’envoi ou de la remise des convocations électorales

Vous devez désigner une personne ou un service qui sera chargé(e), à un stade ultérieur de la procédure (plus précisément du jour Y-12 au jour Y-10), de remettre les convocations électorales aux travailleurs présents dans l’entreprise et de les envoyer aux travailleurs absents.

I. Vote électronique

La décision de procéder au vote électronique doit être prise par chaque conseil ou comité concerné. Le conseil ou le comité doit être informé au préalable des conditions susmentionnées.

Nouveau en 2020 : la décision ne doit plus forcément être prise à l’unanimité. La décision du vote électronique doit être prise en tenant compte des prescriptions du règlement d’ordre intérieur de l’organe concerné. Si le règlement d'ordre intérieur ne précise rien sur le mode de décision, la règle générale de l’unanimité sera d’application.

Nouveau en 2020 : la décision peut aussi être prise par l’employeur en accord avec la délégation syndicale, lorsqu’il n’existe pas encore de conseil ou comité.

Encore des questions ?

Vous pouvez toujours nous contacter via les canaux habituels pour nous faire part de vos questions/préoccupations concernant les élections sociales !

Source(s) :

Loi du 4 avril 2019 modifiant la loi du 4 décembre 2007 relative aux élections sociales, la loi du 20 septembre 1948 portant organisation de l'économie et la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail, M.B. 30 avril 2019.

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