Assurez-vous que vos étudiants sont bien inscrits à l'école !
Vous envisagez de faire appel à des étudiants jobistes prochainement ? Mais connaissez-vous bien toutes les formalités allant de pair avec l’occupation d’étudiants ?
Même si vous estimez pouvoir répondre par l’affirmative à cette question, nous vous conseillons de poursuivre votre lecture ! Si vous souhaitez occuper un étudiant moyennant des cotisations de solidarité, l’ONSS impose une condition supplémentaire.
Qui peut être occupé comme étudiant ?
Principe
Toute personne qui est étudiante à titre principal dans l’enseignement secondaire (qu’il soit général, technique, professionnel ou artistique), supérieur, universitaire ou qui prépare un examen devant le jury central peut être occupée comme étudiant.
Certaines personnes qui suivent un enseignement à temps partiel ou un enseignement à temps partiel avec un horaire réduit dans le cadre du système d’apprentissage en alternance peuvent en outre conclure un contrat d’étudiant avec un autre employeur que celui auprès duquel elles suivent leur formation pratique sur le lieu de travail. En juillet et en août, elles peuvent également être occupées sous le statut d’étudiant jobiste chez leur maître de stage.
Les étudiants étrangers provenant d’un pays de l’Espace économique européen ou de la Suisse ont les mêmes droits et obligations que les étudiants belges, même s’ils ne suivent pas d’enseignement en Belgique ou n’y résident pas.
Les règles sont différentes pour les étudiants étrangers provenant d’un pays extérieur à l’Espace économique européen.
L’ONSS accepte qu’un étudiant qui termine ses études et obtient son diplôme en juin puisse encore travailler jusqu’au 30 septembre de la même année moyennant l’application de la cotisation de solidarité. Il est essentiel de préciser qu’il ne peut pas s’agir d'une période d’essai déguisée pour un poste fixe.
Âge
Un contrat d’étudiant peut, au plus tôt, être conclu par un étudiant :
- qui a atteint l’âge de 15 ans, à condition qu’il ne soit plus soumis à l’obligation scolaire à temps plein ;
- qui a atteint l’âge de 16 ans.
Contrat d’étudiant impossible dans certains cas
Dans les situations suivantes, vous ne pouvez pas conclure de contrat d’étudiant :
- Étudiants qui travaillent depuis au moins 12 mois ;
- Étudiants qui sont inscrits dans une école du soir ou suivent un enseignement à horaire réduit.
Formalités liées à l’occupation d’étudiants
A. Contrôlez le contingent annuel de 475 heures
Vous pouvez occuper un étudiant jobiste pendant 475 heures par an moyennant des cotisations de solidarité. Demandez à votre étudiant une copie de son attestation student@work pour consulter son contingent disponible.
Nouveau: Pour occuper un étudiant en bénéficiant des cotisations de solidarité, vous devez en outre vous assurer que l’intéressé est effectivement un étudiant. Cette preuve peut être fournie par tous les moyens possibles. Une déclaration sur l'honneur de l’étudiant ne sera cependant pas acceptée comme preuve suffisante par l’ONSS. Vous devez au moins demander à l’étudiant une preuve d’inscription d’une école (supérieure) ou d'une université pour l’année scolaire ou académique en cours.
B. Établissez un contrat d’étudiant
Vous devez établir un contrat d’étudiant écrit à durée déterminée en deux exemplaires.
Ce contrat doit contenir certaines mentions obligatoires, être conclu pour chaque étudiant individuellement et être signé au plus tard au moment de l’entrée en service.
Attention : les trois premiers jours de travail de l’horaire qui sont prestés par l’étudiant dans le cadre d’un contrat d’étudiant sont toujours considérés comme une période d'essai.
C. Effectuez une Dimona dans les temps et réservez les heures d’occupation comme étudiant
Vous devez effectuer une Dimona dans les temps, en y indiquant entre autres les dates d’entrée en service et de sortie de service et le nombre d’heures durant lesquels l’étudiant fournira des prestations chez l’employeur dans le cadre de son contrat de travail. Cette déclaration doit toujours être effectuée par trimestre.
D. Remettez votre règlement de travail à l’étudiant et demandez-lui sa signature pour réception
Fournissez le règlement de travail à votre étudiant et demandez-lui de signer un accusé de réception.
E. Souscrivez une assurance accidents de travail
Puisque votre étudiant est aussi soumis à l’assurance accidents de travail, vous devez conclure une assurance accidents de travail le concernant.
F. Vérifiez si une analyse des risques et/ou un examen de santé obligatoire sont requis
Consultez votre service externe pour la prévention et la protection pour savoir si une analyse des risques et/ou un examen de santé obligatoire sont nécessaires.
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